Datenschutzerklärung

Verantwortlicher i. S. d. DSGVO für diese Website/Anwendung und die Konto-/Anmeldedaten: <Firma / Betreiber von KEPwise>, <Anschrift>, <E-Mail>, <Telefon>.

Für die vom Kundenunternehmen in KEPwise eingegebenen Stamm-, Fahrzeug- und Personaldaten ist das jeweilige Kundenunternehmen Verantwortlicher; KEPwise ist insoweit Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und verarbeitet diese Daten nur auf dessen Weisung. Betroffene wenden sich mit Anfragen zu diesen Daten an ihren Arbeitgeber.

<Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, sofern bestellt.>

• Konto-/Anmeldedaten (E-Mail, Name): Bereitstellung des Zugangs und Betrieb — Art. 6 Abs. 1 lit. b/f.
• Mitarbeiter-/Fahrer-, Fahrzeug-, Wartungs-, Beanstandungs-, Tankdaten: Betrieb der Flottenverwaltung im Auftrag des Kunden — Art. 6 Abs. 1 lit. b/f, im Beschäftigungskontext § 26 BDSG.
• Schadensdokumentation (Schadensmarkierungen, Fotos, Verursacher-Zuordnung, handschriftliche Unterschriften von Fahrer, Prüfer und ggf. Zeugen): Beweissicherung und Geltendmachung bzw. Abwehr von Ansprüchen — Art. 6 Abs. 1 lit. b/f, im Beschäftigungskontext § 26 BDSG. Abgeschlossene Protokolle sind unveränderlich gespeichert.
• KI-gestützte Fotoanalyse (optional): Schadensfotos können zur automatischen Vorerkennung von Schäden an den KI-Dienst Anthropic (Claude API) übermittelt werden. Die KI schlägt Markierungen nur vor; die Übernahme erfolgt stets durch den Nutzer. Übermittelt wird ausschließlich das Foto ohne Namens-/Personenzuordnung; keine Verwendung zum KI-Training, Aufbewahrung beim Anbieter max. 30 Tage — Art. 6 Abs. 1 lit. b/f.
• Maschinelle Übersetzung von Freitext-Notizen der Schadensdokumentation (DeepL, EU): mehrsprachige Anzeige — Art. 6 Abs. 1 lit. b/f.
• Gesundheitsbezogene Daten (Krankmeldungen, besondere Kategorie): nur im erforderlichen Umfang — Art. 9 Abs. 2 lit. b i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.
• Protokolldaten (Zugriffs-/Sicherheitsprotokolle): Sicherheit und Nachweisbarkeit — Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 5 Abs. 2.
• Nutzungsprotokoll (Anwesenheit in der Anwendung, aufgerufene Bereiche, betätigte Schaltflächen, ausgeführte Aktionen — jeweils nur Bezeichnung und Pfad, ohne Inhalte, Feldwerte oder Gesundheitsdaten): Support, Fehlersuche und Weiterentwicklung des Produkts — Art. 6 Abs. 1 lit. f, im Beschäftigungskontext § 26 BDSG. Das Protokoll wird unabhängig vom Support-Zugriff geführt und ist ausschließlich dem Anbieter zugänglich; der Kunde informiert seine Beschäftigten (Anlage zum AVV).

Eingesetzte Auftragsverarbeiter (mit AVV/DPA): Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher; EU/Frankfurt), Vercel (Hosting der Anwendung; EU/Frankfurt), DeepL SE (maschinelle Übersetzung von Notizen; EU/Köln) sowie Anthropic(optionale KI-Analyse von Schadensfotos; USA — siehe Abschnitt 5).

Eine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken erfolgt nicht.

Datenbank, Datei-Speicher und Hosting erfolgen ausschließlich innerhalb der EU (Frankfurt). Einzige Ausnahme ist die optionale KI-Fotoanalyse: hierfür werden Schadensfotos an Anthropic (USA) übermittelt — auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework), ohne Verwendung zum KI-Training und mit Aufbewahrung von max. 30 Tagen beim Anbieter. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) werden nie an KI-Dienste übermittelt.

Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind, unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. § 257 HGB, § 147 AO — i. d. R. 6 bzw. 10 Jahre). Einzelheiten im Löschkonzept.

Import-Dateien: Von Ihnen hochgeladene Dateien (Excel/CSV zur Datenübernahme) werden 90 Tage nach dem Upload automatisch gelöscht; der Eintrag über den Upload selbst bleibt als Nachweis erhalten. Auf Wunsch löschen wir eine Datei jederzeit früher.

Nutzungsprotokoll: Einträge werden 90 Tage nach Entstehung automatisch gelöscht; die Anwesenheitsinformation wird nur als aktueller Stand gehalten. Beim Löschen eines Kontos werden dessen Einträge anonymisiert.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77), insbesondere am Ort Ihres Aufenthalts oder mutmaßlichen Verstoßes.

Die Bereitstellung bestimmter Daten kann zur Begründung/Durchführung des Nutzungs- bzw. Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein; ohne diese Daten kann der Dienst ggf. nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling i. S. d. Art. 22 findet nicht statt. KI-Funktionen liefern ausschließlich Vorschläge (z. B. vorgeschlagene Schadensmarkierungen), die stets von einem Menschen geprüft und bestätigt werden.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Im Einzelnen:

Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies werden nicht verwendet; es findet keine Weitergabe an Werbenetzwerke und kein Cross-Site-Tracking statt. Sollten künftig einwilligungspflichtige Cookies hinzukommen, wird zuvor eine Einwilligung über einen Consent-Banner eingeholt (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

Es werden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen (u. a. Mandantentrennung per Row Level Security, TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung, EU-Hosting).